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规章制度

Regulations

宿州职业技术学院公文处理暂行办法

发布时间:2020-05-06 19:05阅读次数: 次

宿州职业技术学院公文处理暂行办法


第一章总则

第一条  为使学院公文处理工作制度化、规范化、科学化,特制定本办法。

第二条  学院公文是学院在教学、科研和管理过程中形成的具有法定效力和规范体式的文书,是依法办学和进行公务活动的重要工具。

第三条  公文处理指公文的办理、管理、整理(立卷)、归档等一系列相互关联、衔接有序的工作。

第四条  公文处理应当坚持实事求是、精简、高效的原则,做到及时、准确、安全、保密。

第五条  院属各单位应高度重视公文处理工作,模范遵守本办法并加强对本单位公文处理工作的领导和检查。

第六条  党政办公室是学院公文处理的管理部门,主管并指导全院公文处理工作。学院公文由党政办公室统一收发、登记、分办、审批、传递、催办、立卷、归档和销毁。

第二章公文种类

第七条 学院公文种类主要有:

(一)决定:适用于对重要事项或重大行动做出安排,奖惩有关单位及人员,变更或者撤销下级单位不适当的决定事项。

(二)通告:适用于公布学院各有关方面应当遵守或周知的事项。

(三)通知:适用于批转有关单位的公文,转发上级和不相隶属机关(部门)的公文,传达要求有关单位办理和需要周知或执行的事项,任免人员。

(四)通报:适用于表彰先进,批评错误,传达重要精神或者情况。

(五)报告:适用于向上级机关汇报工作,反映情况,提出意见或建议,答复上级机关的询问。

(六)请示:适用于向上级机关请求指示、批准。

(七)批复:适用于答复有关单位的请示事项。

(八)意见:适用于对重要问题提出见解和处理办法。

(九)函:适用于平行或不相隶属机关之间商洽工作,询问和答复问题,请求批准和答复审批事项等。

(十)会议纪要:适用于记载、传达会议情况和议定事项。

(十一)简报:用于汇报工作、反映情况、交流经验、沟通信息。

第三章公文格式

第八条  学院公文一般由发文标识、发文字号、签发人、标题、主送机关、正文、附件说明、成文日期、印章、附注、附件、抄送单位、印发单位和印发日期等部分组成。

(一)发文标识应当使用发文单位全称或者规范化简称;

(二)发文字号,包括机关代字、年份、序号,位于学院文头之下、横线中央之上。以学院名义发文由院办统一编号;以各部门名义发文,由各部门自行编号。

(三)公文机关代字按不同情况分成二个层次:院字、院某字。涉及全院性重要行政事项,用“院字”(宿职院党发[年份]×号、宿职院发[年份]×号);以各部门名义文,用“院某字”(宿职院×发[年份]×号)。

(四)上行文一般要标注签发人,标注于横线上方右侧。上行文发文字号标注于横线上方左侧。

(五)公文标题应当准确简要地概括公文的主要内容并标明公文种类,公文标题中除法规、规章名称加书名号外,一般不用标点符号。

(六)主送机关指公文的主要受理机关,应当使用全称或者规范简称、统称。

(七)公文如有附件,应当在正文之后、成文日期之前注明附件顺序和名称。附件一般与正文一起装订,并在附件左上角顶格标识“附件”字样,多个附件应标识序号。

(八)公文除“会议纪要”和以电报形式发出的以外,应当加盖印章。

(九)成文日期以负责人签发的日期为准。

(十)公文如有附注(需要说明其他事项),应当加括号标注。

(十一)抄送机关指除主送机关外需要执行知晓公文的其他机关,应使用全称或规范化简称、统称。

(十二)公文的文字从左至右横写、横排,正文使用3号仿宋体,主标题使用2号宋体,副标题使用3号楷体。

(十三)公文用纸一般采用国际标准A4型(210mm×297mm)左侧装订。

第四章行文规则

第九条  行文关系根据隶属关系和职权范围确定,一般不得越级请求和报告。

第十条  学院内设机构除党政办公室外不得对外正式行文。党政办公室对外行文由主任或分管副主任审签,报分管院领导签发。院属各单位的事务性工作,以院属各单位函件形式处理。院属各单位行文由院属各单位负责人审签,分管院领导签发,由院属各单位编号,院属各单位自行负责分发并留存原稿并负责立卷归档。院属各单位以学院名义印发的公文,主办单位要将纸质文稿(包括会签、审签原稿)和定稿的电子文档同时交党政办公室存档。下行文在纸质公文运行的同时,应交学院网站同时运行(涉密文件除外)。

第十一条  拟制公文,对涉及其他部门职权范围内的事项,主办单位应主动与有关部门协商,并请相关部门主要负责人会签;部门之间对有关问题未能协商一致,不得擅自行文。

第十二条  “请示”应当一文一事,并在附注处注明联系人的姓名和电话;一般只写一个主送单位,需要同时送其他单位的,应当用抄送形式。“报告”不行夹带请示事项。

第十三条  院属各单位上报院领导阅知、阅示的公文,应送办公室按规定程序统一处理。其他单位主送学院且需领导阅示的公文,各部门、各单位收到后,须送办公室统一登记运转。


第五章  发文办理

第十四条  发文办理指公文的制发过程,包括拟稿、部门审核、院办核稿、会签、签发、打印、校对、用印、分发、归档等程序。第十五条  学院公文一般由主办部门代拟文稿,经部门负责人核稿签字后连同所有附件送党政办公室进行文书处理;对涉及几个部门职责范围的文件,主办部门预先与有关部门协商、会签后再送党政办公室。

草拟公文应当做到:

(一)公文内容应符合国家法律、法规和方针、政策;情况确实,观点明确,表述准确,结构严谨,条理清楚,字词规范,标点正确,篇幅力求简短。

(二)公文中的人名、地名、数字、引文应当准确。引用公文应当先引标题,后引发文字号。引用外文应当注明中文含义。日期应当写明具体的年、月、日。

(三)公文的文种应当根据行文目的、发文机关的职权和与主送单位的行文关系确定。

(四)结构层次序数,第一层为“一”,第二层为“(一)”,第三层为“1”,第四层为“(1)”。

(五)公文中的数字,除成文日期,部分结构层次序数和在词、词组、惯用语、缩略语,具有修辞色彩语句中作为词素的数字必须使用汉字外,应当使用阿拉伯的数字。

第十六条  公文应当由职能部门负责人核稿,交办公室进行审核后,报送院领导签发。

审核的重点是:是否确需行文,行文方式是否妥当,是否符合行文规则和拟制公文的有关要求,公文格式是否符合本办法的规定等。凡不符合公文法规要求或在文字上需做较大改动的,应退回拟稿部门进行修改补充或重新拟稿。

各部门不得将未经办公室审核的公文直接送院领导签发;未经党政办公室审核的公文,一般不予签发或加盖印章。

第十七条  以院党委和学院名义拟制的文件,由学院党政主要领导签发;或者由学院党政主要领导授权分管院领导签发。

第十八条  学院各类公文原稿快三平台福彩官网|官方主页须使用“宿州职业技术学院拟稿封面”,并填写清楚有关事项,并按签发日期登记、编号。

第十九条  公文录入和校对由主办单位归口负责。学院公文由党政办公室负责报送、分发,各部门公文自行负责报送、分发。

第六章    收文办理

第二十条  收文办理指对收到公文的办理过程,包括签收、登记、审核、拟办、批办、承办、催办等。市委市政府及有关部门来文一般采用OA办公系统按照流程处理。

第二十一条  对于外来行政性公文,党政办负责签收、登记(各部门收到的重要公文,也应及时交党政办公室签收登记办理。

党政办公室主任提出拟办意见后,应及时呈送有关领导批示,并根据拟办意见和领导批示,分别送交有关部门办理。紧急公文,应当提出办理时限。

院内各单位收到学院或有关部门分发的各类公文,应安排专人及时登记,并送交本单位负责人阅处,不得自行处理或随意丢放。

第二十二条  对于学院各部门、各单位的请示、报告等需要办理的公文,党政办公室应当进行审核。对符合本办法规定的公文,应及时提出拟办意见,送院领导批示或交有关部门办理。需要两个以上部门办理的应当明确主办部门。对不符合本办法规定的公文,经办公室负责人批准后,可以退回呈报单位并说明理由。

第二十三条  承办部门收到交办的公文后应当及时办理,不得延误、推诿,一般不超过24小时处理完毕。OA办公收文处理一般不超过12小时,对于因个人原因造成公文处理延误对工作造成影响的,给予通报批评。

紧急公文应当按时限要求办理,确有困难的,应当及时予以说明。对不属于本单位职权范围或者不宜由本单位办理的,应当及时退回交办的部门并说明理由。

第二十四条  公文办理中遇有涉及其他部门职权的事项,主办部门应当主动与有关部门协商;如有分歧,主办部门主要负责人要出面协调解决。

第七章    公文归档

第二十五条  公文办理完毕后,应及时整理(立卷)、归档。个人不得保存应当归档的公文。

以学院名义制发的公文,由党政办公室将底稿和2份印制件整理归档;以部门名义制发的公文,由拟稿单位负责整理归档。

第二十六条  归档范围内的公文,应当根据其相互联系、特征和保存价值等整理(立卷),要保证归档公文的齐全、完整,能正确反映学院的主要工作情况,便于保管和利用。

第二十七条  拟制、修改和签批公文,书写及所用纸张必须符合存档要求。


第八章    公文管理

第二十八条  公文由党政办公室专职人员统一审核、用印、归档和销毁。

第二十九条  各部门、各单位应当明确公文处理工作的人员,建立健全公文处理的有关制度。

第三十一条  不具备归档和存查价值的公文,经过鉴别批准,可以销毁。

第三十二条  单位合并时,全部公文应当随之合并管理。单位撤销时,需要归档的公文整理(立卷)后按有关规定移交档案部门。第三十三条工作人员调离工作岗位时,应当将本人暂存、借用的公文按照有关规定移交、清退。


第九章附则

第三十四条  本办法与上级有关规定不一致的,以上级规定为准。

第三十五条  本办法由学院党政办公室负责解释,自发布之日起执行。凡以前办法与本办法不一致的,按本办法执行。